Por fin luces un precioso anillo de pedida. Estás flotando. Vas a casarte, pronto también vestirás tu anular con una alianza. Tienes mucho en lo que pensar. Sólo una cosa empaña tu felicidad: la lista de invitados.

Gestionar a los invitados a una boda casi siempre es un tema conflictivo entre novios y familiares. Si tu idea no es darte a la fuga y casarte en solitario en Las Vegas, tendrás que lidiar este toro lo antes posible.

Consejos de wedding planner para la lista de invitados

Debes saber que hasta dar con la lista definitiva haréis cientos de borradores a no ser que sigáis los consejos que nos da la wedding planner italiana Elena Azzano:

1. Preparad una tabla con todas las personas de vuestras agendas que querrías invitar. No discriminéis, este paso es para tener un punto de partida sólido y que nadie se quede fuere. Bendito Excel, para estas cosas viene que ni pintado: familia, amigos, compañeros, compromisos –puedes encontrar plantillas listas para descargar en internet o recurrir a algunas app para móviles-.
2. Una vez que tengáis la lista llena de nombres, tendréis que cruzar el número con el presupuesto del que dispongáis. No tengáis en cuenta solo el banquete, también debéis calcular costes de invitaciones, envíos y regalos de recuerdo que queráis hacer a vuestros invitados.
3. Depurar la lista. No salen los números. Era de esperar, siempre pasa. Es hora de aligerar el Excel, pero no borres a nadie porque igual alguno es rescatable más adelante -siempre falla entre un 10% y un 20%-, simplemente ayúdate de un código de colores. Por ejemplo: azul para imprescindibles; verde para los dudosos y rojo para los que podríais eliminar.

Envío y confirmación de asistencia

El siguiente gran paso es enviar cuanto antes las invitaciones a los imprescindibles. Lógicamente instaréis a que confirmen lo antes posible, incluso podéis poner una fecha límite.

Para el seguimiento de las asistencias de nuevo resulta muy útil recurrir a tu tabla. Añade cuantas columnas puedas ir necesitando para tener a mano toda la información: confirmado, adulto, +1 (no olvidéis a las parejas…), niño, notas (también debéis anotar particularidades como alergias alimenticias, menús para celíacos o vegetarianos)…

Una vez confirmen los de la primera ronda de invitaciones podréis ir restando imprescindibles y sumando dudosos, siempre ajustándoos al presupuesto, evidentemente.

Superada la lista de invitados, pronto tendréis que afrontar otro de los escollos de una boda: ¡la disposición de las mesas! Pero vayamos por partes, esto lo dejaremos para otro post.